Nel rispetto di quanto previsto dal Reg. UE 2016/679 (Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali) e del D.lgs. 196/2003,così come modificato dal D.lgs. 101/2018, con la presente informativa Idrotherm 2000 S.p.A. - in qualità di Titolare del trattamento - fornisce le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali acquisiti tramite l’apposito canale di segnalazione di comportamenti illeciti o irregolarità (c.d. Whistleblowing), ai sensi del D.lgs. 24/2023
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del Trattamento, ai sensi dell’art. 4 e 24 Reg. UE 2016/679, è Idrotherm 2000 S.p.A., con sede in via Pio La Torre, n. 21, Castelnuovo di Garfagnana (LU).
È possibile contattare il Titolare del trattamento:
- al numero telefonico +39 058365496;
- scrivendo alla sua sede in via Pio La Torre, n. 21, Castelnuovo di Garfagnana (LU);
- inviando una e-mail all’indirizzo: l.sartini@idrotherm2000.com o privacy@idrotherm2000.com
2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (DPO)
Il Titolare ha i designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO) contattabile per questioni inerenti al trattamento dei Suoi dati personali al seguente indirizzo e-mail: dpo@idrotherm2000.com
3. TIPOLOGIA DI DATI PERSONALI TRATTATI E RACCOLTI
Il Titolare del Trattamento tratterà i seguenti dati personali forniti attraverso la piattaforma di segnalazione fornita dalla società Digital PA:
- dati anagrafici e di contatto del segnalante e di eventuali facilitatori e tipo di rapporto intercorrente con la società (in caso di segnalazioni non anonime);
- dati anagrafici e di contatto del segnalato o di altre persone menzionate nella segnalazione e ogni altra informazione non predeterminabile comunicata per descrivere i fatti oggetto di segnalazione;
- dati personali appartenenti a categorie particolari, qualora inseriti nella segnalazione.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione, se raccolti accidentalmente, sono immediatamente cancellati.
4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA
La informiamo che tratteremo i dati personali acquisiti nel rispetto delle condizioni di liceità - ex art. 6 Reg. UE 2016/679 - nei limiti e nella misura strettamente necessaria per adempiere alle seguenti finalità:
a) adempimento di obblighi previsti dal D.lgs. 24/2023 o da altre normative nazionali e/o europee;
b) gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023 ed eventuale adozione di provvedimenti necessari;
c) per reprimere o prevenire comportamenti illeciti nonché tutelare i diritti e gli interessi legittimi del Titolare del Trattamento, anche in sede giudiziaria.
La base giuridica del trattamento è costituita:
- per la finalità di cui alla lettera a) e b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) Reg. UE 2016/679;
- per la finalità di cui al punto b), con specifico riferimento alla documentazione delle segnalazioni registrate raccolte telefonicamente o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante;
- per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del Reg. UE 2016/679.
5. DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
I dati personali raccolti potranno essere comunicati a destinatari che tratteranno i dati personali in qualità di Responsabili del trattamento e/o in qualità di Titolari “autonomi”.
Precisamente, i dati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:
- società Digital PA, fornitrice della piattaforma informatica Legality Whistleblowing per la gestione delle segnalazioni, appositamente designata quale Responsabile del trattamento, ai sensi dell’art. 28 Reg. UE 2016/679;
- alle funzioni incaricate a gestire la segnalazione;
- all’Organismo di Vigilanza, ai sensi del D.lgs. 231/2001;
- solo se necessario, studi o società nell’ambito di rapporti di assistenza legale e di consulenza per il supporto nelle fasi di gestione delle segnalazioni;
- ANAC e altre autorità competenti per adempimenti di obblighi di legge e/o di disposizioni di organi pubblici, su richiesta.
6. TRASFERIMENTO DATI VERSO UN PAESE TERZO E/O UN’ORGANIZZAZIONE INTERNAZIONALE
I dati di natura personale forniti non saranno trasferiti verso un paese terzo e/o organizzazione internazionale.
Si segnala. Inoltre, che i server della società fornitrice del servizio sono localizzati all’interno del territorio dell’Unione Europea.
7. PERIODO DI CONSERVAZIONE O CRITERI UTILIZZATI PER DETERMINARE TALE PERIODO
Il trattamento sarà svolto con modalità e strumenti informatici o manuali volti a garantire la massima sicurezza e riservatezza, ad opera di soggetti a ciò appositamente autorizzati.
Nel rispetto di quanto previsto dall’art. 5 Reg. UE 2016/679 e del principio di minimizzazione, e in conformità all’art. 14 del D.lgs. 24/2023, i dati raccolti attraverso le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dalla normativa.
8. DIRITTI DEGLI INTERESSATI E MODALITÀ DI ESERCIZIO DEGLI STESSI
L’interessato potrà far valere i propri diritti di cui al Capo III (artt. 15-22) del Reg. UE 2016/679 rivolgendosi al Titolare del trattamento tramite posta elettronica all’indirizzo privacy@idrotherm2000.com, tramite raccomandata a/r - c/o l’indirizzo della sede legale della società - ovvero mediante consegna cartacea.
I diritti di cui gode, ai sensi del Reg. UE 2016/679, sono precisamente i seguenti:
accesso;
- rettifica;
- cancellazione;
- la revoca del consenso;
- limitazione del trattamento;
- opposizione al trattamento;
- portabilità.
Tali diritti le sono garantiti senza oneri e formalità per il loro esercizio, che si intende essenzialmente gratuito.
Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, l’interessato può presentare un reclamo all’Autorità di controllo secondo quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 e dal Codice Privacy, come modificato dal D. Lgs 101/2018.
Si precisa che, ai sensi dell’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i., i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte di alcuni interessati coinvolti nella segnalazione (segnalati e/o altre persone coinvolte nella segnalazione), qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.
9. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
I dati personali da lei conferiti saranno registrati, elaborati, gestiti ed archiviati in forma cartacea e/o con l’ausilio di strumenti elettronici informatici e comunque in modo tale da garantire la sicurezza e la riservatezza degli stessi.
Il sistema di gestione delle segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del D.Lgs. n. 24/2023.
Il trattamento dei dati personali non prevede l’intervento di sistemi o processi automatizzati e profilazione.
10. NATURA DEL CONFERIMENTO
Ferma restando la possibilità di effettuare una segnalazione anonima, il conferimento dei dati personali per le finalità di cui al punto 4 è necessario per svolgere l’istruttoria relativa alla segnalazione ricevuta.
11. DIFFUSIONE DEI DATI PERSONALI I dati personali raccolti non saranno in nessun caso e a nessun titolo diffusi a soggetti terzi non autorizzati dal Titolare e potranno essere esibiti soltanto su richiesta dell’Autorità Giudiziaria, Finanziaria, ANAC e Garante, nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette.
